Смена юридического адреса: пошаговая инструкция

В жизни каждого случается хотя бы один переезд. Это касается и простых граждан, и организаций. Склад, административный корпус, магазин, арендуют новое помещение и работают уже там. Но здесь возникает сложность чисто «бумажного» характера – в учредительной документации указан юридический адрес фирмы, что будет с ним, можно ли его менять. Смена адреса юридического лица законна и естественна, но для каждого вида предприятия положен свой алгоритм. И о ней должны знать все участники бизнеса, а также надзорные органы.

Отличия

Строго говоря, ни один нормативно-правовой акт Беларуси не дает определение юридическому адресу:

1. Налоговый кодекс называет юрадрес «местонахождением организации»;
2. по Гражданскому кодексу – это адрес расположения субъекта хозяйствования.

Его часто путают с почтовым, во многом как раз из-за разных трактовок и отсутствия прямого определения. Но это два разных понятия. Почтовый адрес обычно совпадает с фактическим – поставщикам, контрагентам, другим участникам бизнеса важно, чтобы присылаемую корреспонденцию как можно скорее получили, например, финансисты, отдел продаж. Юридический может находиться совсем в другом месте. Он нужен для регистрации в налоговых органах, Едином реестре и последующего указания в координатах фирмы. Но и там почтовый ящик стоит регулярно проверять, потому что госорганы шлют всю корреспонденцию только на него. Регистрирующий орган возглавляет список тех, кого необходимо уведомить при смене юридического адреса.

Какой адрес указывать при регистрации бизнеса

В некоторых случаях, например, при регистрации фермы, предприниматель может указать в качестве юридического адреса координаты своей квартиры, как это показано в таблице:

Смена юридического адреса в РБ может совпадать с переездом компании. Так бывает, например, когда истекает срок аренды, а договор не пролонгируют или фирма покупает помещение. Здесь главное – соблюсти регламент и сроки. Обычно вопрос о переезде ставится задолго до его претворения в жизнь, поэтому лучше заранее изучить, какие документы нужны при смене юридического адреса, и распределить дела так, чтобы не опоздать и не пропустить никого из участников – этого избежать легко, потому что, для каждого из госорганов установлен свой, обязательный для исполнения срок уведомления. На официальном сайте ЕГР прописана пошаговая инструкция по смене юридического адреса и сроки ее реализации.

Как изменить юридический адрес компании и какие органы уведомить

Смена юридического адреса организации начинается с уведомления, обычно сначала устного, всех соучредителей и заинтересованных лиц, контрагентов. Также им обязательно должны быть разосланы заказные письма с уведомлением о вручении. Таким же письмом или через уведомление в личном кабинете оповещают ЕГР в течение десяти рабочих дней со дня изменения юрадреса, и по желанию вносят изменения в учредительные документы самой фирмы. Остальные госорганы   автоматически уведомляет госреестр, однако это не освобождает от обязанности уведомления их персонально. Это касается:

• налоговых органов;
• Белгосстраха;
• подразделений Министерства труда и соцзащиты населения.

Не стоит затягивать отправку уведомлений, нельзя исключить вероятность возможных накладок и сбоев. В результате организация получает известие позже, сроки сдвигаются. Это не просто неудобно и влечет путаницу в документах, сделках, деловой корреспонденции, но может привести к гораздо более серьезным неприятностям, например – административной ответственности (в соответствии со статьей 24.11 КоАП непредставление документов, отчетов и иных материалов влечет наложение штрафа до 20 БВ). Поэтому все же лучше потратить дополнительное время и удостовериться, что все, кто должен знать о переезде компании, оповещены вовремя.

Образец для отправки контрагентам

Единого стандарта, который бы утверждал текст письма о переезде фирмы, нет. Используется обычная форма, принятая в компании, состоящая из:

1. «шапки» – кому направляется, по какому адресу, от кого;
2. заголовка;
3. текста сообщения – с какого адреса на какой и с какого числа переехала фирма, куда направлять документацию и претензии. Все адреса и названия указывают полностью, с индексом.
4. контактные данные, должность и имя, к кому обращаться для уточнения, в какое время;
5. подписи с расшифровкой, печати.

Нотариального заверения письмо не требует, его следует написать в двух экземплярах, зарегистрировать оба и один отправить адресату. Корочки уведомлений сохраняют на случай недоразумений или споров.

Сроки уведомления

Сроки уведомления о переезде закон прописывает однозначно:

• налоговую службу - по форме в течение 10 рабочих дней со дня изменения место нахождения организации (п. 9.6 ст. 22 Общей части НК РБ).
• Белгосстрах – не позднее 10 дней со дня изменения юрадреса.
• ФСЗН – в течение 5 рабочих дней со дня изменения юрадреса.
• Почта – как можно раньше, чтобы новая корреспонденция не шла на старый адрес.
• банк, обслуживающий фирму – непосредственно сразу после процедуры. Обычно в договоре стоит конкретная дата, но здесь лучше поторопиться.
• Администрацию ПВТ для резидентов – 10 дней.
• кредиторы, контрагенты - лучше уведомить заранее, еще до процедуры, чтобы не возникло сбоев с отправкой выплат, получением средств, судебными спорами.
• Лицензирующие органы уведомляют в течение тридцати дней после того, как координаты организации поменялись. Их отражают во всех документах, также в Книге учета проверок, Книге замечаний и предложений, заказывают новые печати.

Взыскания

Подобная щепетильность обоснована, в том числе и с финансовой точки зрения. За несоблюдение сроков уведомления надзорных и контролирующих структур, в тех случаях, когда оно предписано законодательством, наложат штраф до 20 БВ. Ведение прежнего бизнеса по незаявленному адресу (ст. 14.6 КоАП) – 2 базовые величины. Это 64 белорусских рубля, не слишком большая сумма, но смотря сколько дней уже такое продолжается. За каждые три дня просрочки начисляют дополнительную базовую величину (32 рубля). Даже одна просроченная неделя обернется весомой суммой для бюджета организации.

Еще серьезнее может обойтись легкомысленное отношение к лицензирующим органам. Дело в том, что лицензия напрямую связана с юридическим адресом компании, которая ее получала. Новый адрес – новая лицензия. Если компания переезжает и ведет прежний бизнес по новому месту без уведомления и переоформления, то в глазах закона это уже ведение деятельности без лицензии, что подразумевает не только административную, но в отдельных случаях и уголовную ответственность. Кроме большого штрафа, можно получить конфискацию имущества и запрет на ведение конкретного вида бизнеса. И все это не из преступного умысла, а из-за нежелания написать заранее заказное письмо с уведомлением.

К вопросу, как изменить юридический адрес организации, стоит подойти максимально внимательно. Любая небрежность здесь может застопорить бизнес. Поэтому стоит заказать на почте переадресацию всей входящей корреспонденции – за это придется заплатить, но такой шаг гарантированно обезопасит предпринимателей от будущих конфликтов и претензий. Если предприниматель осознает свою ответственность и проявит дополнительное внимание к рутинной стороне, переезд и переоформление компании пройдет быстро и безболезненно для всех участников.

Возможно вас заинтересует:

• Регистрация организации;
• Налоговая консультация.