Подарки детям работников: бухучет и налогообложение

Во многих организациях Беларуси выдают новогодние подарки работникам или их детям. Дарить могут всё что угодно - от традиционного набора сладостей с шоколадным зайцем до билетов на ёлку или в театр. Эти расходы оформляются бухгалтерией особенным образом, в зависимости, в том числе, и от способа передачи презента- непосредственно ребёнку или через родителя – служащего организации (ст. 16, п. 1 ст. 25, п. 2 ст. 27, ч. 1 п. 1 ст. 543 ГК РБ).

Как оформить

Официально процедура одаривания оформляется следующим образом:

1. Глава организации издает приказ.
2. На его основании бухгалтерия составляем ведомость выдачи, где указаны паспортные данные работника и ребёнка (у последнего обязательно указывают возраст).
3. Работнику или ребёнку выдаётся подарок.
4. Сотрудник расписывается за получение подарка.

После этого на основании ведомости формируют акт о списании детских подарков (Закон №57-З).

Подарки и подоходный налог

Ответ на этот вопрос прямо дан в Налоговом кодексе РБ (ч. 1 ст. 195, подпункте 1.1 ст. 196, п. 1 ст. 199, подп. 2.1 и 2.2 ст. 200, п. 4 ст. 216). Подпадет стоимость презента под подоходный налог или нет зависит от того, кто одаривается, сам сотрудник, либо его сын или дочь. Для последнего случая в приказе директора должна стоять фраза "выдать детям сотрудников". Причём понимать это нужно строго как написано.

То есть, к примеру, организация арендовала зал и устроила детский праздник с выдачей подарков. Здесь можно говорить о получении дохода ребенком - ведь набор или билет в театр вручались в руки именно ему, а компания понесла соответствующие расходы в интересах именно детей.

Другое дело - если компания закупила детские подарки, сотрудники их получили и вручили уже дома сыну или дочери. В этом случае получателем дохода выступает сам сотрудник

Для всех гражданин подарок официально считается полученным доходом в натуральной форме. Его вычисляют исходя из стоимости презента с учётом налога на добавленную стоимость (ст.200 НК).

Если же приказ директора прямо указывал на то, что получатели- дети, то в этом случае стоимость подарка освобождается от налогообложения – это ст. 208, п.23 РБ. Предел освобождения - до 186 белорусских рублей в течение календарного года.

Применяются такие освобождения и для взрослых подарков (приказ директора гласит "выдать сотрудникам, имеющим детей"):

• 2821 рубль – если приказ вышел на основном месте работы гражданина. То есть, эта компания заключила трудовой договор с сотрудником, ведёт его трудовую книжку. Сюда же относятся компании, осуществляющие обязательное привлечение к труду, трудовую терапию; территориальные коллегии адвокатов, адвокатские и нотариальные бюро.
• 186 рублей – для совместителей.

Если порог освобождений превышен, стоимость презентов считается частью налоговой базы из расчёта на тот месяц, в котором случилось превышение. При этом применяются положенные гражданину налоговые вычеты (ст. 209 НК РБ). А применяются они в случаях, если все примененные бонусы не покрыли стоимость подарка - вычет применяется к оставшейся сумме подарка.

Страховые и прочие отчисления

Здесь работает тот же самый принцип: подарки, получаемые сотрудником, рассматриваются как вид дохода в натуральном виде, вне зависимости от того, кто их получает.

Ответ на вопрос, начисляются ли взносы в Белгосстрах и соцзащиту за бесплатные детские подарки, будь то кондитерские наборы или билеты на новогоднее представление, однозначен – нет. То же относится к подаркам работника, которые признаны его доходами, если их стоимость не выше:

1. 2821 рублей за календарный год – на основном месте работы;
2. 186 рублей за такой же отрезок времени - на работе по совместительству.

Страховые взносы начисляются с суммы превышения, если таковое было.

Также взносы в Белгосстрах не начисляются на презенты для работников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, пока сыну или дочери не исполнится три года, или же в отпуске в связи с усыновлением. Исключение - если такие сотрудники работают у страхователя по другому контракту.

Выплату, на которую начисляются взносы в соцзащиту, включают в ПУ-3 в месяце, когда она была начислена – это ст. 4 Закона №118-З.

Подарки и НДС

С позиции налога на добавленную стоимость подарки – это безвозмездная передача. Их вручение становится частью оборотов по реализации в момент, когда они оказались у получателя (ст. 121 НК РБ).

Как предписывает Налоговый кодекс, за налоговую базу в данном случае берётся:

• Стоимость закупки презентов без НДС;
• Себестоимость - если подарки были изготовлены на этом же предприятии.

Ставка для начисления НДС действует та же самая, какую применяли бы при продаже безвозмездно передаваемых вещей или применяется освобождение. Другое дело - расчетная ставка НДС, которую назначил продавец и которая при реализации должна быть такой же. По ст.128 НК РБ за налоговую базу берётся цена приобретения с НДС.

На что не распространяется НДС

Налог на добавленную стоимость не возникает, если сотрудники и их дети одариваются билетами на новогоднее представление или другое культурное мероприятие. С точки зрения налогов такие подарки рассматриваются как оплату организацией услуг для своих работников.

Если дарят подарочные сертификаты, то база НДС нулевая.

Максимум до 20-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, в котором вручались подарки, бухгалтерия компании формирует один итоговый ЭСЧФ и выставляет его на Портал (п. 4 и 8 ст. 131 НК, п. 39 Инструкции № 15).

Входной НДС

Под так называемым "входным" НДС понимают налог, на который выставили счета -фактуры поставщики.

Если товары переданы безвозмездно, входной НДС принимается к вычету или идёт на увеличение стоимости означенных товаров. Во втором случае к их налоговой базе при безвозмездной передаче прибавляется сумма входного НДС (подпункт 1.1.3 ст. 115, подпункт. 1.1, п. 11 ст. 132 НК РБ).

Входной НДС по "ёлочным" билетам к вычету не принимают. Он также идёт на увеличение их стоимости - ст. 133 НК РБ).

Подарки и налог на прибыль

Здесь все просто - подарки расцениваются именно как подарки. Суммы взносов в страховую службу и соцзащиту, если говорить финансовыми терминами, выступают как внереализационные расходы (ст. 170 НК РБ). Стоимость подаренного, вместе с тем, что было потрачено на их безвозмездную передачу, не включают в выручку (ст. 168 НК РБ). В свою очередь, не считаются затратами средства, которые пошли на приобретение презентов, плюс сопутствующие расходы.

Подарки и НДФЛ

Здесь из общего налогового правила исключения для подарков также нет. Они выступают частью дохода в натуральной форме, а значит и НДФЛ к ним применяется, причём даже в том случае, если дарителем выступает близкий родственник. Если речь идёт о подарках сотрудникам, то НДФЛ рассчитывается руководителем организации.

Новогодние подарки, как и все остальные, облагаются НДФЛ, если сумма дарения превысит установленный предел. В Беларуси это 10431 белорусский рубль.

Как вручение подарков отражают в учёте

Стоимость презентов и связанные с ними взносы Белгосстраху и соцзащите записывают в состав прочих расходов текущей деятельности, дебет 90-10, кредит соответствующих счетов (Инструкции № 102 и №50).

Налог на добавленную стоимость, который начисляют по безвозмездной передачи от стоимости закупки товара, проходящего в прочих расходах, учитывают по счету 90-8 - это абзац 3 подп. 3.1 п. 3 Инструкции по бухучету НДС №41.

Пример

Можно рассмотреть данный принцип на конкретном примере.

В январе на "ёлке" в компании "Новый Альянс" в соответствии с вышедшим приказом генерального директора детям работников вручили подарки в виде:

• Наборов сладостей. Их закупили у оптовой фирмы по цене 50 белорусских рублей за штуку (всего получается 500 рублей).
• Билетов на театрализованное представление. Их тоже было 10 штук и стоил 15 рублей каждый. Итого - 150 рублей.

Каждый ребенок получил по одному набору и одному билету. Никаких других доходов, отраженных в натуральной форме, дети не получили.

Вот как вручение отразилось в бухучете:

*- не учитывается при налогообложении прибыли.

От подоходного налога стоимость презентов освобождается - их закупочная стоимость и сопутствующие расходы оказались меньше оговоренных в законе 186 белорусских рублей.

Взносы в страховую службу и соцзащиту не начисляются, поскольку подарки входят в категорию выплат, на которые взносы не начисляются.

• Отчет 4-фонд за I квартал. По строке 51 раздела V – 750 руб. (500 + 100 + 150), согласно разъяснению ФСЗН.
• Форма ПУ-3 за I квартал. Не включена.
• Отчёт в Белгосстрах. Не отражается.

До 20 февраля на портал выставляют итоговый электронный счёт - фактуру.

Итоговое решение

В итоговом варианте расходы по подаркам должны отражаться, как это показано в таблице: