Перевод сотрудников на удаленную работу: как оформить

"Удаленка", давно привычная на Западе, удобна всем. Директору не нужно вкладываться в дополнительные расходы на сотрудника сверх зарплаты и оборудование рабочего места, подчиненному незачем вставать затемно и тратить время на езду. Но в странах бывшего СНГ этот вид занятости еще только набирает обороты. Неизвестно, как долго бы это продлилось, но пандемии и локдауны сказали свое слово и режим удаленки пришлось включать даже тем, кто не собирался этого делать. И тут встал вопрос: как оформить перевод на удаленную работу без нарушений и ущерба бизнесу.

Удаленная и дистанционная работа

Из-за новых введений на рынке труда Беларуси появилось много разночтений и путаницы в понятиях удаленной, надомной и дистанционной работы. Часто звучат мнения, что это всё одно и то же. Это не так. Схожи эти термины в одном – они обозначают, что работнику не нужно приезжать для выполнения своих функций в назначенное нанимателем место. В остальном начинаются различия:

  • "Удаленка". Это и есть дистанционная работа. То есть человек оформлен по трудовому договору в штат компании, у него даже там есть рабочее место, но ему не обязательно на него приезжать. Исполнять свои обязанности он может и вне офисных границ. При этом распорядок дня и перерывы работник определяет сам. Понятия удаленной работы в законах Беларуси нет. Употребляя это слово или его разговорный вариант, имеют в виду именно дистанционную работу которая предусмотрена гл. 25-1 Трудового Кодекса РБ.
  • Надомная работа (гл. 25) требует заключения специального договора о выполнении задач дома. Преимущественное право на нее есть у молодых мам, инвалидов или тех, кто за ними ухаживает. Директор обязан убедиться, что рабочее место у сотрудника-надомника соответствует требованиям безопасности и фиксирует его в договоре.

В отношении переведенных на "дистанционку" никаких ограничений нет. Они могут работать откуда угодно, сами подгоняют режим дня под выполнение заданий.

удаленная работа

Как оформить

Перевод сотрудников на удаленную работу занимает несколько этапов:

  • Принятие решения главой компании о необходимости такого перехода.
  • Выбор формы удаленной работы – то есть, будет ли подчиненный работать только удаленно все время или время от времени приезжать в офис на стационарное место и выполнять часть работы там.
  • Написание заявления сотрудником на имя руководителя организации с указанием причины перевода на удаленную работу. Выпуск приказа.
  • Подписание дополнительного соглашения к существующему трудовому договору (контракту).

После этого переход на удаленную работу можно считать формально завершенным и выполнять обязанности дома. Особенно это удобно бухгалтерам, юристам, финансистам. Для связи, если не хватает рабочего чата, устраивают онлайн-конференцию.

Документация

Процедура оформления удаленной работы обязательно сопровождается рядом бумаг:

  • Заявлением от сотрудника с указанием причины перехода.
  • Дополнительным соглашением к договору. В нем прописывают рабочее расписание, объем задач, дополнительные условия (например, быть всегда на связи), сроки и форма сдачи отчетности, даты и время приезда в офис. Если речь идет о приеме на работу сотрудника-надомника, утверждают объем производимых изделий, дневная, недельная, месячная нормы, порядок проверок со стороны начальства.
  • Приказом с датой выхода, перечнем переводимых работников, сроками и обоснованием причин такого шага. Изменить порядок пунктов, сразу приказ, за ним доп.соглашение

В соглашении также прописывают условие возмещения директором понесенных работником трат, например, на электроэнергию, расходных материалов, покупку роутера.

удаленная работа

Дополнительное соглашение

Строгого образца такого документа Трудовым кодексом РБ не закреплено, оформляют его в удобном для участников формате. Но для ясности и последовательности содержание содержит несколько глав:

  1. Общие положения.
  2. Порядок приема, перевода и увольнения с дистанционной формы найма, характера работы (временный или постоянный).
  3. Предоставление программного обеспечения, техники (дополнительно оформляют ведомость или акт приема-передачи).
  4. Защита информации и использования VPN-сервисов, размещения файлов с коммерческой информацией на местах хранения, таких, как Гугл Диск.
  5. Время отдыха и график работы.

Это не все пункты, но на них опирается вся суть дистанционной работы. Поэтому, чтобы не возникло непонимания и конфликтов, описать их нужно подробно. Они могут быть дополнены другими пунктами, например, алгоритмом действий на случай форс-мажора.

Плюсы

Оформление сотрудников на удаленную работу представляется спасением в условиях кризиса, от которого выигрывают все:

  • можно работать в удобное время;
  • возможность сэкономить время на дорогу до/с работы;
  • из-за того, что не приходится тратить время на дорогу, можно больше сделать, в том числе и по рабочим вопросам;
  • меньше усталости.

Есть у новшества и другие стороны, которые лучше не игнорировать, особенно неподготовленному человеку:

  • сложность концентрации;
  • разница в часовых поясах, например, если пришлось уехать в другую страну;
  • общая расслабленность из-за того, что начальника нет рядом, и никто не контролирует сверху;
  • прокрастинация, самостоятельно справиться с которой получается не у всех;
  • падение эффективности на фоне отсутствия ежедневного «офисного контроля».

Иногда срочно нужна помощь, подсказка, например, консультация бухгалтера, но коллеги нет рядом и даже «в Сети» он может появиться не сразу. Замедляются сроки сдачи работы.

Также стоит помнить, что законодательство Беларуси пока слабо освещает то, что связано с удаленной работой. Текст дополнительного соглашения оно не регламентирует, этот лист составляют обычно так, как решит руководство организации. Нанимателю важно детально прописывать все существенные для него моменты. А работник должен полностью ознакомиться с текстом соглашения и только после этого поставить подпись, чтобы потом не столкнуться с неприятными сюрпризами, вроде недополученных денег или лишения должности.

Назад в раздел