Перевод сотрудников на удаленную работу: как оформить

"Удаленка", давно привычная на Западе, удобна всем. Директору не нужно вкладываться в дополнительные расходы на сотрудника сверх зарплаты и оборудование рабочего места, подчиненному незачем вставать затемно и тратить время на езду. Но в странах бывшего СНГ этот вид занятости еще только набирает обороты. Неизвестно, как долго бы это продлилось, но пандемии и локдауны сказали свое слово и режим удаленки пришлось включать даже тем, кто не собирался этого делать. И тут встал вопрос: как оформить перевод на удаленную работу без нарушений и ущерба бизнесу.

Удаленная и дистанционная работа

Из-за новых введений на рынке труда Беларуси появилось много разночтений и путаницы в понятиях удаленной, надомной и дистанционной работы. Часто звучат мнения, что это всё одно и то же. Это не так. Схожи эти термины в одном – они обозначают, что работнику не нужно приезжать для выполнения своих функций в назначенное нанимателем место. В остальном начинаются различия:

• "Удаленка". Это и есть дистанционная работа. То есть человек оформлен по трудовому договору в штат компании, у него даже там есть рабочее место, но ему не обязательно на него приезжать. Исполнять свои обязанности он может и вне офисных границ. При этом распорядок дня и перерывы работник определяет сам. Понятия удаленной работы в законах Беларуси нет. Употребляя это слово или его разговорный вариант, имеют в виду именно дистанционную работу которая предусмотрена гл. 25-1 Трудового Кодекса РБ.
• Надомная работа (гл. 25) требует заключения специального договора о выполнении задач дома. Преимущественное право на нее есть у молодых мам, инвалидов или тех, кто за ними ухаживает. Директор обязан убедиться, что рабочее место у сотрудника-надомника соответствует требованиям безопасности и фиксирует его в договоре.

В отношении переведенных на "дистанционку" никаких ограничений нет. Они могут работать откуда угодно, сами подгоняют режим дня под выполнение заданий.

Как оформить

Перевод сотрудников на удаленную работу занимает несколько этапов:

• Принятие решения главой компании о необходимости такого перехода.
• Выбор формы удаленной работы – то есть, будет ли подчиненный работать только удаленно все время или время от времени приезжать в офис на стационарное место и выполнять часть работы там.
• Написание заявления сотрудником на имя руководителя организации с указанием причины перевода на удаленную работу. Выпуск приказа.
• Подписание дополнительного соглашения к существующему трудовому договору (контракту).

После этого переход на удаленную работу можно считать формально завершенным и выполнять обязанности дома. Особенно это удобно бухгалтерам, юристам, финансистам. Для связи, если не хватает рабочего чата, устраивают онлайн-конференцию.

Документация

Процедура оформления удаленной работы обязательно сопровождается рядом бумаг:

• Заявлением от сотрудника с указанием причины перехода.
• Дополнительным соглашением к договору. В нем прописывают рабочее расписание, объем задач, дополнительные условия (например, быть всегда на связи), сроки и форма сдачи отчетности, даты и время приезда в офис. Если речь идет о приеме на работу сотрудника-надомника, утверждают объем производимых изделий, дневная, недельная, месячная нормы, порядок проверок со стороны начальства.
• Приказом с датой выхода, перечнем переводимых работников, сроками и обоснованием причин такого шага. Изменить порядок пунктов, сразу приказ, за ним доп.соглашение

В соглашении также прописывают условие возмещения директором понесенных работником трат, например, на электроэнергию, расходных материалов, покупку роутера.

Дополнительное соглашение

Строгого образца такого документа Трудовым кодексом РБ не закреплено, оформляют его в удобном для участников формате. Но для ясности и последовательности содержание содержит несколько глав:

1. Общие положения.
2. Порядок приема, перевода и увольнения с дистанционной формы найма, характера работы (временный или постоянный).
3. Предоставление программного обеспечения, техники (дополнительно оформляют ведомость или акт приема-передачи).
4. Защита информации и использования VPN-сервисов, размещения файлов с коммерческой информацией на местах хранения, таких, как Гугл Диск.
5. Время отдыха и график работы.

Это не все пункты, но на них опирается вся суть дистанционной работы. Поэтому, чтобы не возникло непонимания и конфликтов, описать их нужно подробно. Они могут быть дополнены другими пунктами, например, алгоритмом действий на случай форс-мажора.

Плюсы

Оформление сотрудников на удаленную работу представляется спасением в условиях кризиса, от которого выигрывают все:

• можно работать в удобное время;
• возможность сэкономить время на дорогу до/с работы;
• из-за того, что не приходится тратить время на дорогу, можно больше сделать, в том числе и по рабочим вопросам;
• меньше усталости.

Есть у новшества и другие стороны, которые лучше не игнорировать, особенно неподготовленному человеку:

• сложность концентрации;
• разница в часовых поясах, например, если пришлось уехать в другую страну;
• общая расслабленность из-за того, что начальника нет рядом, и никто не контролирует сверху;
• прокрастинация, самостоятельно справиться с которой получается не у всех;
• падение эффективности на фоне отсутствия ежедневного «офисного контроля».

Иногда срочно нужна помощь, подсказка, например, консультация бухгалтера, но коллеги нет рядом и даже «в Сети» он может появиться не сразу. Замедляются сроки сдачи работы.

Также стоит помнить, что законодательство Беларуси пока слабо освещает то, что связано с удаленной работой. Текст дополнительного соглашения оно не регламентирует, этот лист составляют обычно так, как решит руководство организации. Нанимателю важно детально прописывать все существенные для него моменты. А работник должен полностью ознакомиться с текстом соглашения и только после этого поставить подпись, чтобы потом не столкнуться с неприятными сюрпризами, вроде недополученных денег или лишения должности.