Кому нужна касса в 2023 году? Кассовые аппараты: условия, изменения, штрафы за нарушения

Обновлено: 05.02.2023

Сбор документов, получение лицензий, поиск помещения позади, вот-вот заработает новый магазин, мастерская, пекарня или офис сферы услуг. Но не так все просто. При открытии дела перед будущим предпринимателем встает много, на первый взгляд, мелочей, которые могут серьезно осложнить ход бизнеса или вообще его застопорить. Например – нужна ли касса для ИП на УСН и серьезно ли накажут, если ее все-таки не будет.

Использование кассового аппарата в 2023 году

До 2011 года Нацбанк РБ допускал некоторые послабления – использование кассового аппарата вменено было в обязанность не всем. Десять лет спустя правила стали более жесткими, теперь на вопрос, нужна ли касса в 2023 году, практически один ответ – нужна, будь то частный предприниматель или юридическое лицо. Даже если речь идет о рыночном лотке или надомных услугах.

Приобрести кассовое оборудование придется всем, чей бизнес связан с:

• непродовольственной розницей на лотках на рынках, ярмарках;
• любой розницей в сельских местностях, пунктах системы потребительской кооперации "магазин с одним продавцом";
• разносной реализацией плодоовощной продукцией;
• любыми услугами и работами, которые предоставляются вне основного места деятельности (не относится к сельской местности);
• образовательными услугами для детей;
• арендой жилья, в том числе почасовой и посуточной;
• охотой и рыболовством, если предприниматель занимается этим "только для себя" без цели получения дохода.

Есть и хорошая новость: по общеюридическому принципу "можно все, что не запрещено", те, кто не обнаружил себя в списке, могут продолжать работать в прежнем режиме.

Есть возможность использовать один аппарат на несколько точек. Но она распространяется только на участников потребительских коопераций. Проект, позволяющий такой ход всем предпринимателям, пока властями всерьез не рассмотрен.

с 1 января 2023 года вводится обязательное использование кассового оборудования при розничной реализации продовольственных товаров и сельскохозяйственной продукции на ярмарках и торговых местах на рынке.

Кто может работать без кассового аппарата

В категорию тех, кому не нужен кассовый аппарат, входят:

• охотники, рыболовы, ремесленники, пчеловоды, огородники, которые сами производят продаваемые продукты и реализуют их вне торговых объектов;
• сервисы услуг в сельской местности, в том числе с розничной продажей, где коллектив продавцов состоит максимум из трех работников. Это правило распространяется на любые услуги, также сюда не входят автомастерские и техцентры, осуществляющие ремонт автомобилей и техосмотр;
• владельцам детских развлекательных лотерейных аппаратов без денежного выигрыша;
• предприниматели, занимающиеся разовыми услугами или реализацией имущества, бывшего в употреблении;
• продавцы на розлив безалкогольных напитков, растительного масла и кваса вне торговых центров, сервисов общепита и магазинов;
• предприниматели, реализующие товары и услуги вне основного места деятельности в сельских местностях;
• представители разносной торговли, кроме плодоовощных продуктов;
• реализаторы аптечных товаров в сельских местностях, где нет аптек. Это относится только к представителям Горздрава.

Также работа без кассового оборудования разрешена всем, если внезапно выключили электричество при аварии или если сам аппарат на ремонте – до момента починки.

Как внедрить кассовый аппарат в деятельность компании

Начинается все с момента закупки аппаратуры. Для этого идет не любой аппарат, а только тот, который разрешен к использованию. Разрешенные модели лучше посмотреть на сайте Госкомитета по стандартизации и уже потом приобретать.

Процедура перехода на кассовое обслуживание состоит из двух шагов:

• Подачи заявления и подписания договора с Информационно-издательским центром по налогам и сборам, также обслуживающим учреждением.
• Подключения аппарата к системе контроля кассового оборудования (СККО).

Заявление на подключение пишет сам коммерсант или его представитель по доверенности.

Кассир должен в полном объеме уметь пользоваться аппаратом. Хранить чеки и даже контрольную ленту (если стоит функция контроля налогового органа) – не обязательно. Нужно выводить Z-отчет и регистрировать каждое изъятие суммы из ящика для денег до закрытия смены.

Документация

В день оформления в налоговую службу нужно предоставить пакет, в который входят (Инструкция Министерства по налогам и сборам РБ от 5 сентября 2011 года № 44):

• Техпаспорт на аппаратуру или формуляр.
• Акт в двух экземплярах с показаниями контрольных и накапливающих счетчиков, плюс контрольный чек.
• Список всех касс, таксометров, суммирующих аппаратов, которые планируются поставить на фирме (2 экземпляра).
• Договор периодического техобслуживания (3 экземпляра).
• Анкета (бланк можно взять в самом подразделении налоговой службы).
• Свидетельство на право использования для продавцов-кассиров.

Список внушительный, но заниматься им, скорее всего, не придется – центры, предоставляющие кассовое оборудование и сервис обычно сами заполняют все формуляры, остается только приложить их к заявлению. Штамп о регистрации ставится на первый лист техпаспорта машин с подписью и гербовой печатью ответственного лица.

Кассовый аппарат или программная касса

Несмотря на широкое и быстрое распространение программных касс, немало предпринимателей остаются верны традиционному "железу", причем даже не всегда новому. Суммирующие кассовые аппараты дешевле и на первый взгляд проще в использовании, с ними не нужно специально учиться работать. Но все остальные моменты, в том числе организационные, ложатся на владельца точки. В том числе и форс-мажор: если случится авария на подстанции или начнет сбоить сам аппарат, работа встанет. С программными кассами такого не бывает, их можно налаживать и настраивать удаленно. То же относится к открытию или закрытию смены.

Такие не просто фиксируют поступление-выход денег, но и помогают навести порядок, с ними просто не останется неучтенных или забытых пунктов. Одна касса выполняет обязанности по:

• финансовой аналитике;
• учету товаров;
• CRM и ERP.

Автоматика не даст кассиру ошибиться, не позволит забыть полагающуюся скидку, напомнит об акции и не пропустит скидочную карту неучтенной. Программные кассы допускаются к использованию в магазинах всех форматов, офисах услуг, заведениях общепита. Можно также организовать работу интернет-магазина или курьерской службы.

Выдача чеков также упрощается. Приклеивать Z-ленту на специальную книжку больше не потребуется, а любой чек за операцию можно найти в системе по уникальному номеру.

Особенности работы с программной кассой

Работа с программными кассами мало чем отличается от классических терминалов. Функции остались теми же и дополнились новыми. Стал другим только интерфейс, но он интуитивно понятен и позволяет быстро приспособиться к новому формату ведения продаж. От владельца требуется:

• подобрать софт;
• совместить кассу с другими устройствами.

Лучше, если аппаратуру и программное обеспечение будет поставлять одна организация – обычно в таких случаях сложностей с сопряжением не возникает. Список получивших разрешение операционных центров есть на сайте Информационно-издательского центра по налогам и сборам.

Размер штрафа за отсутствие кассового аппарата

Предприниматели и компании, кому нужны кассовые аппараты и фискальные регистраторы, должны обязательно их использовать. Уклониться не позволит закон и это просто невыгодно. Поправки от 2021 года в Кодекс об административных правонарушениях несколько смягчили штрафы. Но все равно, если при продаже товара и услуги, когда касса не нужна, а продавец забыл выдать другой документ, положен штраф до 30 базовых величин. Уже на 20 величин больше грозит предпринимателю, если он обязан был использовать оборудование. Для юридических лиц штраф составит 100 базовых величин (ст. 13.14 КоАП).