Как правильно проводить тендер?

За пришедшим из английского языка словом "тендер" скрываются торги. Государственные и частные учреждения постоянно ищут новых клиентов, товары, услуги. Казалось бы, что в этом сложного – ведь стоит только заявить и поставщики выстроятся в очередь. Но выбрать нужное даже из одной категории не так просто, поэтому такая покупка проводится в конкурсной форме – поставщики сами должны приложить усилия и подтвердить, что они предлагают, как раз то, что просит государство или крупное предприятие. Для беспроигрышного и бесконфликтного контракта обе стороны должны знать, как правильно провести тендер на закупку или услугу.

Что такое тендер

Как провести тендер на закупку, решает организатор в рамках требований Министерства антимонопольного регулирования торговли РБ. Конкурентная основа – обязательная составляющая тендера. Чтобы наиболее четко представлять себе, что это такое, можно вспомнить старую сказку, где невестам царевичей были предложено в нескольких видах продемонстрировать свое мастерство швей, кулинарок или ткачих. Победительницей оказалась невеста младшего сына – эта семья и выиграла тендер на первенство в царском наследии.

Даже если человек только думает об открытии своего дела, подробное изучение тендер-площадок может дать старт. Это могут быть:

• годовые планы на закупки заказчиков, которые публикуются в ГИАС;
• электронные торговые площадки.

Их можно найти самостоятельно или по приглашению – предпринимателей или самозанятых часто приглашают участвовать в закупках.

Виды закупок

Процедура госзакупки проходит в виде:

• Электронных торгов – основной способ проведения аукционов на товары, включенные в перечень "Электронный аукцион" на электронных торговых площадках Беларуси. Выигрывает претендент, назвавший наименьшую цену. Организатор может провести такие торги и самостоятельно.
• Открытого конкурса. Побеждает кандидат, предложивший лучшие условия. Если конкурс проходит в два этапа – кандидат для сделки должен одержать победу на обоих этапах (согласно п. 4, ст. 31 Закона о госзакупках).
• Закрытого конкурса. Здесь алгоритм похож на открытые торги, но допускают на них не всех – предмет торгов связан с гостайной.
• Запроса ценовых предложений. Побеждает участник, соответствующий критериям отбора, установленных организаторами и запросивший самую низкую цену. Такую форму торгов проводят в открытом или закрытом виде и не применяют при закупке товаров и услуг, связанных непосредственно с авторским правом и смежными правами.
• Закупок от одного источника. Заказчик изучает конъюнктуру рынка по данным МАРТ и выбирает для заключения контракта только одного кандидата. Два и более допустимы, если предмет поделен на лоты.
• Биржевых торгов. Применяется порядок закупок на товарных биржах, регламентируемый все тем же Законом о госзакупках.

Вне зависимости от формы проведения, конкурс регламентируется Законом РБ о госзакупках № 419 в редакции 2020 г. Участие в них не ограничено по статусу – заявиться могут фирмы, индивидуальные предприниматели или простые граждане.

Документация

Участие в тендере подразумевает подачу двух наборов документов:

1. Основной. Базовая документация тендера включает заявку, копию устава фирмы, свидетельство о регистрации. Это же касается кандидатов – нерезидентов Беларуси, они также предоставляют учредительную документацию с выпиской из торгового реестра родной страны. Все бумаги на иностранном языке сопровождаются нотариально заверенным переводом на белорусский. Если участвует не сам предприниматель, а доверенное лицо, в пакет включают генеральную нотариальную доверенность с заверенным переводом.
2. Дополнительный. Зависит от специфики организатора.

Предстоит тщательно изучить критерии организатора, при несовпадении и несоблюдении требований по подготовке предложения кандидатура будет законно отклонена. Действуют и другие ограничения для иностранцев или предпринимателей, предлагающих товары иностранного происхождения, которые тоже нужно учитывать.

Этапы

Порядок проведения государственных закупок на электронных площадках и участие в тендере предполагает единый алгоритм для претендентов, который включает:

• Регистрацию на площадке с логином и паролем. Нужно заполнить формуляр, где требуется указать статус участника – организация, ИП или физ.лицо и закончить подтверждением электронного адреса – на него придет ссылка.
• Изучение требований организатора, особенно это касается временных рамок для перечисления задатков;
• Подачу заявки. На площадку заходят под своим логином и паролем, входят в лот и, если он подходит, нажимают кнопку подачи заявки. Для участия по нескольким лотам нужно подавать заявку на каждый лот. Если участник передумал, ее можно отозвать.
• Перевод задатка на счет организатора аукциона. Он также касается каждого лота отдельно, их наименование нужно указывать в платеже вместе с номером и комментарием, что это задаток. Кандидат может и не выиграть торги, все задатки будут возвращены ему полностью в назначенное время. Если выиграл – задаток не возвращают, а засчитывают в итоговую стоимость. После получения платежа кандидату придет на почту письмо, разрешающее участие в торгах.
• Собственно, торги. Процедура тендера на закупку идет с участием минимум двух допущенных участников.

В назначенный день участник заходит на площадку под своим именем и паролем, открывает лот и при необходимости повышает ставку, нажимая на соответствующую кнопку. Но заявлять новую нельзя, если предыдущая выдвинута одним и тем же кандидатом.

Ставки все в свободном доступе, их можно просмотреть на странице каждого лота. Они просчитываются автоматически с момента начала с каждым шагом торгов.

По окончании торгов на страницы лотов вывешивают соответствующее объявление о продаже, где указывают:

• участников, которые делали ставки, у фирм и частных предприятий пишется полное название;
• предпоследнюю и последнюю ставки;
• победителя.

Отчет формируют в виде протокола о продаже, который подписывают организатор аукциона, собственник и победитель.

Возможно вас заинтересует: Аудит предприяти в Минске.