Кадровое делопроизводство с нуля. Инструкции для работы в Республике Беларусь

21.02.2018

Кадровое делопроизводство – это работа с документами, связанными с кадровым составом.

Работники отдела кадров разрабатывают нормативные акты для своей организации, документы по учету и движению кадров, рабочему времени и расчету с персоналом, учетно-регистрационной документации.
Вести кадровое делопроизводство обязывает законодательство Республики Беларусь, а следит за исполнением подразделение Министерства Юстиции – Государственная архивная служба. Вести его грамотно – значит прописывать правила взаимоотношений между работниками и работодателем.
Сначала нужно изучить законодательные акты.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими кадровое делопроизводство, являются:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 за № 4. Указанная Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утверждена постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 за № 2. Указанная Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в организациях всех форм собственности.
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40. Указанная Инструкция определяет порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения.
Государственный стандарт СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержден постановлением Государственного стандарта от 26.10.2016 № 83.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), утверждена приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

Очень важно постоянно отслеживать изменения законов и постановлений.

Все кадровые документы по работникам разделяются по следующим тематикам:

оформление трудовых отношений;
изменение трудовых отношений;
прекращение трудовых отношений;
оплата труда;
оформление отпусков;
оформление командировок;
оформление поощрений и наказаний;
ведение трудовых книжек;
ведение личных дел;
оформление бумаг для назначения пенсии и т.д.

Фиксируйте в документах любые значимые действия между работником и работодателем.

Чтобы не нарушать нормы трудового законодательства, нужно запомнить 4 совета и реализовать их:

Прописать в нормативных актах алгоритм взаимодействия отделов и подотделов компании.
Определить нормы оформления документов и процесс распределения по отделам.
Указать в должностных инструкциях, что сотрудники должны по правилам оформлять документы.
Не подходить к работе формально.

Важная часть работы кадровика – инструкции. Они очень полезны:

конкретизируют, как должна составляться кадровая документация;
определяют, сколько документы находятся на рассмотрении у работников;
регламентируют то, как сотрудники должны составлять, проверять, передавать другим подразделениям, утверждать кадровые документы;
устанавливают порядок регистрации учета, хранения и выдачи документов;
устанавливают и разграничивают ответственность за работу с документацией;
закрепляют конкретные функции за должностями.

Также любому кадровику стоит помнить про номенклатуру дел. Это перечень дел в компании со сроком хранения.

Сложно обойтись одним тематическим материалом, чтобы описать все нюансы кадрового делопроизводства в Беларуси. Поэтому организации и компании в Минске и других городах выделяют ресурсы на аудиторские службы, которые приводят в порядок всю документацию.

Также специалисты «ПрофАудитКонсалт» предлагают бухгалтерское сопровождение организаций. Звоните или заказывайте обратный звонок на нашем сайте!